De implementatie van WIZportaal verliep vlekkeloos

Cliënt staat centraal bij het IMW

Het Instituut voor Maatschappelijk Werk (IMW) is er voor kinderen, jongeren en volwassenen in Tilburg, Goirle, Gilze en Rijen en Dongen. De ruim 200 professionele hulpverleners van het IMW bieden advies en ondersteuning bij vragen of problemen, bijvoorbeeld op het gebied van opvoeding, echtscheiding, geldproblemen of huiselijk geweld. “Wij werken met sociale wijkteams waarin verschillende organisaties samenwerken. De cliënt die hulp zoekt kan bij één aanspreekpunt terecht”, legt Anne-Marieke uit. Zij maakt als Manager Ondersteunende Diensten deel uit van het managementteam en is onder andere verantwoordelijk voor de ICT.

Keuze voor WIZportaal

Omdat het bestaande cliëntvolgsysteem niet langer voldeed ging IMW op zoek naar een nieuw systeem. Daarbij was gebruiksvriendelijkheid een belangrijke vereiste. “Wij hebben een voorselectie gemaakt van diverse cliëntvolgsystemen en zijn bij de gebruikers ervan op bezoek geweest. Zo kregen wij een goede indruk van de look & feel. Wij waren erg onder de indruk van WIZportaal. Het werkt bijzonder intuïtief. Een hulpverlener ziet alleen wat relevant is en wordt er als het ware doorheen geloodst. Je snapt het echt direct”, vertelt Anne-Marieke. En er was meer dat voor WIZportaal pleitte. “De prijs-kwaliteitverhouding was in orde, de ervaringen met de implementatie door Solviteers waren uitstekend en, voor ons ook belangrijk, het functioneel beheer kunnen wij zelf doen.”

Zorgeloze implementatie

De definitieve ‘go’ voor WIZportaal kwam in september 2017. Eind dat jaar is een begin gemaakt met de implementatie. Dit heeft circa vijf maanden geduurd. Anne-Marieke is enthousiast over de manier waarop Solviteers een en ander aanpakte. “Bijzonder prettig vond ik de wijze waarop de projectleiders ons meenamen in het traject. Je krijgt regelmatig een terugkoppeling met duidelijke tekst en uitleg. Er was bovendien volop zorg en aandacht voor de deelnemers, ook voor de mensen zonder ICT-achtergrond. Ze namen de tijd om alles zo goed mogelijk uit te leggen. De mensen van Solviteers waren bovendien opvallend snel in het verwerken van feedback. Soms maakten wij keuzes die direct ter plekke werden geïmplementeerd. Eigenlijk bouw je het systeem terwijl je ermee bezig bent.”

Iedere hulpverlener betrokken

Voor de ingebruikname van WIZportaal koos IMW ervoor om eerst de key-users te trainen. Zij trainden op hun beurt de hulpverleners in het gebruik ervan. “Wij hebben vervolgens de hulpverleners hun eigen caseload laten invoeren in WIZportaal. Zo konden ze wennen aan het gebruik.” Inmiddels is ook de burgermodule deels in gebruik. “Een aantal cliënten werkt nu al met WIZportaal. Ze kunnen erop inloggen en zien dan bijvoorbeeld welke acties er staan, wanneer de volgende afspraak is en welke hulpverleners betrokken zijn. Wij gaan de komende periode gebruiken om deze burgermodule verder in te zetten.”