WIZportaal bevordert ketensamenwerking

Toegang in Tilburg

Bart van der Schelde is Algemeen Manager van de Toegang in Tilburg. Dit is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Tilburg, de Stichting MEE, GGD Hart voor Brabant en het Instituut voor Maatschappelijk Werk (IMW). Cliënten kunnen bij deze organisaties terecht voor al hun (aan)vragen over jeugdhulp en Wmo. De medewerkers van de Toegang bieden zelf lichte ondersteuning of regelen dat er intensieve hulp komt als dat nodig is. Cliënten hebben één contactpersoon en worden niet van het kastje naar de muur gestuurd. “De samenwerking ontstond in 2015 als gevolg van de grote decentralisatierondes. Vanaf juli dit jaar werken wij officieel samen binnen een nieuw opgerichte coöperatie.”

Cliënt volledig in beeld door optimale ketensamenwerking

De samenwerking maakte het wenselijk om op de hoogte te zijn van elkaars activiteiten. Dit was, vanwege de verschillende systemen, niet mogelijk. “Alle partijen deden een stukje, maar we wisten van elkaar niet wat we deden. Stel dat een cliënt zich meldde aan de balie, dan was het niet duidelijk of hij al bij één van de partners bekend was. Dit kan voor de cliënt vervelend zijn, omdat hij dan wellicht verschillende keren dezelfde informatie moet geven. Ook voor onszelf is het prettig om een volledig beeld te hebben van een cliënt. Hierdoor kunnen wij immers accurater en sneller de juiste zorg of ondersteuning bieden. Met dit in ons achterhoofd gingen wij op zoek naar een passend systeem waarmee ketensamenwerking goed mogelijk is.”

Alle informatie in een oogopslag

Naast de wensen van de gemeente Tilburg legde ook de Toegang een wensenpakket op tafel. “Het belangrijkste was in onze ogen het dashboard, waarop je in één oogopslag kunt zien wat bij een cliënt speelt. Zonder dus direct alle ins en outs te kennen. Verder hechtten wij veel waarde aan een logische opbouw van de verschillende schermen. WIZportaal sluit hier het beste op aan. Het systeem is gebruiksvriendelijk en door de modulaire opbouw makkelijk aan te passen aan de specifieke wensen van onze organisatie. Tot slot wordt WIZportaal door veel gemeenten omarmd. Dit gaf ons veel vertrouwen.”

Implementatie prettig en professioneel

De uiteindelijke implementatie duurde ongeveer acht maanden. Naast de implementatie van WIZportaal zijn ook alle werkprocessen opnieuw beschreven. Van der Schelde is erg te spreken over de manier waarop Solviteers de implementatie heeft aangepakt. “De implementatie was een gezamenlijke inspanning van medewerkers van de gemeente, de Toegang en Solviteers. Wat ik vooral prettig vond aan de specialisten van Solviteers is dat zij zich duidelijk medeverantwoordelijk voelen en bovendien heel realistisch zijn.”

Betere dienstverlening

Inmiddels is de implementatie bijna afgerond. De 360 medewerkers van de Toegang zijn volop met WIZportaal aan de slag. De eerste indrukken zijn positief. “Iedereen kan er goed mee uit de voeten. Ook onze medewerkers die geen enkele affiniteit hebben met IT-systemen”, lacht Van der Schelde. “Dat zegt iets over de gebruiksvriendelijkheid.” Van der Schelde verwacht dat de inzet van WIZportaal een positieve uitwerking zal hebben op de dienstverlening. “Het kan niet anders dan dat wij minder langs elkaar heen werken. Wij kunnen sneller en efficiënter voor cliënten aan de slag gaan en eenvoudiger zaken doorzetten naar de backoffice. Dit zal zich ongemerkt gaan uitbetalen in een betere dienstverlening aan onze inwoners.”