Nieuwe app vergroot binding met vrijwilligers


Handjehelpen


Danielle van Helden, Communicatiemedewerker

Beter en efficiënter communiceren met de bijna 1300 vrijwilligers en 350 stagiairs; dat is het doel van de nieuwe app die Handjehelpen ontwikkelde met Solviteers. “Bellen en e-mailen ervaren veel mensen als een drempel. Met de nieuwe app willen wij korte lijnen creëren tussen onze coördinatoren en de mensen die dagelijks voor ons actief zijn. Even laten weten hoe het was, moet heel eenvoudig zijn.”

Handjehelpen is een organisatie die mensen met een beperking koppelt aan vrijwilligers, die hun maatschappelijke betrokkenheid willen omzetten in daden. Dit resulteerde vorig jaar in 131.000 uur hulp voor mensen in de regio Utrecht en de gemeente Weesp. Danielle van Helden, communicatiemedewerker bij HandjeHelpen: “Bijna dertig coördinatoren regelen de inzet van de vrijwilligers en stagiaires. Zij maken de matches met de mensen die een steuntje in de rug kunnen gebruiken.”

Perfecte combinatie

Omdat één van software engineers van Solviteers als vrijwilliger voor Handjehelpen actief is, was het contact met Solviteers snel gelegd. “Deze software engineer had én de kennis van ons werk én van het vakgebied dat wij zochten. Op zijn aanraden zijn wij rond de tafel gegaan. Vanaf het eerste contact voelde het goed. Wederzijds overigens, want inmiddels hebben wij nog meer mensen van Solviteers mogen verwelkomen als vrijwilliger.”

Makkelijk communiceren

Aan de hand van een intensieve brainstormsessie bepaalden Danielle en haar collega’s wat hun wensen waren. “Wij wilden meer dan alleen een WhatsApp-functie. Vrijwilligers kunnen bijvoorbeeld even snel met een smiley aangeven hoe het bezoek was. Als ze behoefte hebben aan contact, moeten ze dat eenvoudig kunnen laten weten. Nu gaan er soms twee of drie maanden overheen zonder enig contact. Dat willen wij voorkomen. Bovendien, de communicatie werkt via de app ook andersom. Leuke acties of themabijeenkomsten kunnen wij nu makkelijk en snel via de app kenbaar maken.”

Scrum-methode biedt snelheid en duidelijkheid

Voor het ontwikkelen van de app hanteerde Solviteers de scrum-methode. Voor Danielle een prettige manier van werken. “Wij werkten in stappen van twee weken en pakten steeds samen de zaken op met de hoogste prioriteit. Zo was ook de stand van zaken steeds goed inzichtelijk. Gelijktijdig organiseerden wij sessies om de app doorlopend te testen. Deze sessies vonden wij belangrijk met oog op het draagvlak binnen de organisatie.” Over de samenwerking zelf is Danielle vol lof. “Voor Solviteers geldt: afspraak is afspraak. Je weet dus heel goed wat je aan ze hebt. Bovendien zijn ze altijd bereid om mee te denken. Door de scrum-methode werd het bovendien geen lang en stroperig traject. De flow bleef er goed inzitten.”

Versie 2.0

Inmiddels kan de app bijna geïntroduceerd worden. Danielle wil met een kleine groep gebruikers starten en de app dan langzaam verder uitrollen. Stiekem denkt ze al na over een versie 2.0, maar dat is nog even toekomstmuziek. “Het is nu belangrijk dat de app goed gebruikt gaat worden. Op termijn kunnen we gaan nadenken over koppelingen met onze nieuwe website.”