4 tips voor het implementeren van het inwonersportaal
Het Sociaal Domein gaat steeds meer de kant op van "selfservice" van inwoners. Hierbij regelt de inwoner zoveel mogelijk zelf.
Met een inwonersportaal kunt u de inwoner toegang geven tot zijn eigen gegevens en zelf bepaalde acties laten uitvoeren.
Maar waar moet u opletten bij de aanschaf van een inwonersportaal? En welke stappen kunt u zetten voor een goede implementatie van een inwonersportaal?
Download het gratis e-book met 4 tips voor een succesvolle implementatie van een inwonersportaal.
Implementatietip 1: Kijk om u heen
Wij hebben het inwonersportaal binnen ons regiesysteem WIZportaal al genoemd. In nauwe samenwerking met gebruikers is dit inwonersportaal verfijnd en voldoet het aan de meeste eisen die een gebruiker aan een digitaal portaal stelt. Overweegt u een inwonersportaal, dan is ons advies om ook eens in gesprek te gaan met andere gemeenten. Het is onze ervaring dat gemeenten graag hun kennis en kunde delen. Hier zien we – na de eerder genoemde nadelen - een groot voordeel van de afwezigheid van concurrentie: gemeenten hebben niets van elkaar te duchten en dienen samen het publiek belang.
Wij zien ook vaak dat gemeenten de krachten bundelen waar nieuwe applicaties nodig zijn en dat ze hergebruiken wat er al is. Zo profiteren gemeenten onderling van elkaars investeringen in doorontwikkelingen en hoeven ze het wiel niet opnieuw uit te vinden.
Solviteers Software is overigens nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van MijnApp. Dit wordt een ‘alles in één’- dienstverleningsapp’ voor de inwoners van onder andere de gemeenten Eindhoven en Den Bosch. De gemeente Den Bosch zet deze app in om inwoners verhuizingen door te laten geven. Uiteindelijk kun je in MijnApp als inwoner van alles afnemen en vinden, van omgevingsvergunning tot adreswijziging. Heel logisch vanuit de inwoner gedacht, die ziet immers maar één gemeente. Voor een gemeente die zichzelf altijd als verzameling diensten heeft gezien, is dit een hele stap.
Er zijn nog veel meer voorbeelden waar u als gemeente op kunt aanhaken.
Implementatietip 2: Organiseer inkoop- en implementatiekracht
“Een inwonersportaal inrichten, makkelijk gezegd als je een grote gemeente bent. Maar wij, met onze vijf medewerkers die ons hele sociaal domein moeten bedienen, hebben daar echt geen tijd voor.” We horen het u zeggen en u heeft gelijk. Maar ook weer niet. Want op deze manier blijft u de kippen achterna zitten, waardoor u geen tijd heeft om het hek te repareren. Hoe kunt u deze vicieuze cirkel doorbreken?
De eerste manier is door zich binnen uw segment met uw gelijkgestemden te verenigen. Daarmee bedoelen wij gemeenten die eenzelfde personele bezetting in het sociaal domein hebben en daarmee een soortgelijke uitdaging ervaren. Maar ook gemeenten die eenzelfde visie hebben op digitale dienstverlening. Treedt u vervolgens gezamenlijk op bij het formuleren van uw programma van eisen en het opstellen van een implementatie-aanpak, dan kunt u de kosten van de implementatie delen door één projectleider aan te stellen die overkoepelend deze implementatie regelt. Vervolgens kunt u het inwonersportaal, zoals dat aan uw eisen voldoet, uitrollen over de deelnemers.
Om dit te organiseren, helpen wij u graag om in contact te komen met gelijkgestemde gemeenten.
Implementatietip 3: Laat ons een quickscan doen
Solviteers Software heeft een enorme ervaring met zowel de software als de processen in het sociaal domein. Wij kennen de problematieken en de oplossingen in gemeenteland als geen ander. Weten goed wat in het kader daarvan wordt ontwikkeld en uitgewisseld. Vaak hoeft u niet te kiezen voor een groot project, dat u zowel qua financiën als mankracht (over)belast. Er zijn namelijk allerlei standaardapplicaties die met een beetje aanpassing al heel aardig doen wat u nodig heeft. Laat ons een quickscan uitvoeren om in kaart te brengen waar de verbetermogelijkheden zijn.
En waar dat niet kan? Dan is precies dat een uitdaging die u waarschijnlijk gemeen heeft met vele andere gemeenten en helpen wij u graag om hier inkoop- en implementatiekracht te organiseren.
Implementatietip 4: Zie uw softwareleverancier als partner
Zeker bij de grotere projecten die u als grote gemeente of inkoopcombinatie gaat doen, is een aanbesteding al snel nodig. Hier is een lastig krachtenveld aan de orde. Het is volkomen logisch en ook een goede houding omdat het over publiek geld gaat, dat u als opdrachtgever zoveel mogelijk zichzelf wilt verzekeren van een gunstige uitkomst van het project. Dat betekent in aanbestedingstermen dat u het van tevoren zoveel mogelijk dichttimmert tegen een zo laag mogelijke prijs. Dat gebeurt in de regel door schrijvers die vooral veel weten van dichttimmeren, maar inhoudelijk minder van de materie zelf. Vervolgens legt de desbetreffende aanbieder zich op dit geheel vast en gaat het project van start. Zo’n project duurt vaak minstens 2 jaar. Dat is niet lang voor veel andere sectoren, maar juist in de IT is het een eeuwigheid. Hiermee wordt de specificatie die u 2 jaar geleden had dichtgetimmerd, uiteindelijk bij oplevering niet datgene wat u dan had kunnen krijgen voor het geld en het werk.
Niet alleen zonde voor u als opdrachtgever, maar ook voor de softwareleverancier, ook de softwareleverancier wil voor datzelfde publieke geld de best mogelijke waarde leveren.
Onze tip is hier: timmer het nét iets minder dicht en zie voor dat andere gedeelte uw softwareleverancier als een partner. Hoe? Door in de aanbestedingsfase via een dialoog gebruik te maken van de kennis van de leveranciers. . De gemeente schrijft doelstellingen op die moeten worden bereikt. en geeft op hoofdlijnen de kaders mee waaraan de oplossing moet voldoen. Vervolgens wordt met elke mogelijke partner een gesprek gevoerd. Hierin wordt de input van de leverancier gehoord en middels een dialoog besproken wat er mogelijk is en vooral ook wat er mogelijk wordt. Daarna kan de gemeente een toekomstproof pakket van eisen en wensen vaststellen. En op dat bijgestelde pakket kunnen softwareleveranciers als partners inschrijven.
Tijd voor een (online) koffiemomentje?
Solviteers Software is al meer dan 25 jaar actief binnen de publieke sector en weet dan ook als geen ander wat er speelt en vooral: wat nodig is voor succes. Wij beschikken over veel kennis en kunde om applicaties te ontwikkelen die écht leveren wat nodig is. En natuurlijk weten wij ook wat de valkuilen zijn en hoe die te omzeilen. Graag drinken wij een kopje (virtuele) koffie en bespreken wij uw wensen!